Notice de transparence relative à l'intelligence artificielle

Sommaire

• 1. À quoi sert cette notice
• 2. Le rôle de l'intelligence artificielle dans KISMO
• 3. Classement selon le règlement sur l'IA
• 4. Comment savoir qu'une IA intervient
• 5. Les modèles et les prestataires
• 6. Les limites connues
• 7. La supervision humaine et vos moyens de contrôle
• 8. Les données et la confidentialité
• 9. Les usages encadrés et interdits
• 10. L'encadrement de l'IA chez KISMO
• 11. Nous joindre et signaler un problème

1. À quoi sert cette notice

1.1. KISMO est un assistant IA de conversation. Le service KISMO (le « Service ») fait appel à des systèmes d'intelligence artificielle pour transcrire des conversations, en tirer des souvenirs structurés, répondre à vos questions à partir de ces souvenirs et organiser votre connaissance. Cette notice décrit simplement ce que fait l'IA dans KISMO, quels modèles sont utilisés, ce qu'ils font mal et les garanties mises en place.

1.2. Elle répond aux obligations de transparence du règlement (UE) 2024/1689 du 13 juin 2024 établissant des règles harmonisées concernant l'intelligence artificielle, modifié par le règlement (UE) 2026/1744 (le « règlement sur l'IA »), notamment ses articles 13 et 50, ainsi qu'aux obligations d'information des articles 13 et 14 du RGPD. Elle s'ajoute aux Conditions générales de vente et d'abonnement, aux Conditions générales d'utilisation et à la Politique de confidentialité de KISMO.

1.3. KISMO est une société par actions simplifiée dont le siège se trouve au 21 chemin du Moulin, 84530 Villelaure, France (RCS Avignon 100 952 829). Au sens du règlement sur l'IA, KISMO est le fournisseur du Service, et le Client qui l'utilise pour son activité professionnelle en est le déployeur. Pour nous joindre : hello@kismo.ai. Pour la protection des données : dpo@kismo.ai.

2. Le rôle de l'intelligence artificielle dans KISMO

2.1. Capture. Un souvenir se crée de plusieurs façons : en appelant votre Numéro KISMO, en enregistrant depuis l'application, en invitant le Bot de réunion dans une vidéoconférence, en déposant un fichier audio, vidéo ou un document, en collant un texte, en donnant l'adresse d'une page web, en connectant des comptes tiers que le Service relève, en important les enregistrements de votre compte Plaud, ou en l'envoyant par WhatsApp à l'Assistant, qui en fait un souvenir si vous le lui demandez. Vous n'avez besoin d'aucun appareil particulier.

2.2. Transcription. Un modèle de reconnaissance vocale convertit l'audio en texte, ajoute la ponctuation, nettoie le résultat et distingue les interlocuteurs. La langue est détectée automatiquement (français, français canadien, anglais et autres langues prises en charge), et vous pouvez la corriger.

2.3. Analyse et rédaction. Des modèles de langage lisent la transcription ou le document et déterminent le type de souvenir : rencontre, entrevue, appel, plainte, mémo, liste, dictée, document, synthèse, etc. Ils rédigent le titre, le résumé et la structure (sujets, décisions, actions), produisent une carte mentale, repèrent les personnes présentes ou mentionnées, puis le souvenir vous est envoyé par courriel.

2.4. Assistant. L'Assistant répond à vos questions en s'appuyant sur vos souvenirs et, si vous le demandez, sur vos transcriptions et sur le web, en citant ses sources. À votre demande, il crée et modifie des souvenirs, consulte les comptes tiers que vous avez connectés et y agit. Vous pouvez aussi lui écrire depuis le WhatsApp relié à votre compte. Quand l'assistant vocal est activé pour votre Espace, il vous répond de vive voix pendant un appel.

2.5. Cerveau. Le Cerveau distille vos souvenirs en concepts et en cartes reliés entre eux. Rien n'y entre sans votre validation, à moins que vous activiez la distillation automatique. Un concept invalidé reste conservé avec la raison de son invalidation, et il n'est plus présenté comme vrai.

2.6. Carnet de contacts. Le Service associe les personnes repérées dans vos souvenirs à des fiches de contact (identité, coordonnées, rôle, relations). Il suggère des fusions de doublons, que vous validez, corrigez ou supprimez. Une fiche n'est créée que pour une personne physique, et aucune empreinte vocale n'est produite.

2.7. Connecteur d'assistants d'IA. Vous pouvez permettre à l'assistant tiers de votre choix de lire vos souvenirs ou d'en créer, avec des autorisations détaillées que vous pouvez retirer.

3. Classement selon le règlement sur l'IA

3.1. Le Service est un système d'intelligence artificielle qui s'appuie sur des modèles d'IA à usage général fournis par des tiers. KISMO n'entraîne pas ses propres modèles de fondation. Elle conçoit les instructions, l'enchaînement des traitements, les contrôles et les interfaces qui transforment ces modèles en un service de mémoire des conversations et de connaissance.

3.2. Le Service n'est pas destiné à un usage à haut risque au sens de l'annexe III du règlement sur l'IA. Il n'est notamment pas conçu pour recruter, sélectionner, évaluer, noter, classer ou surveiller des personnes, ni pour prendre des décisions qui les concernent. Quand il sert à rédiger le compte rendu d'une entrevue, il fait un travail préparatoire (transcrire et organiser ce qui a été dit), sans évaluer la personne ni établir de profil. L'appréciation et la décision restent humaines.

KISMO a documenté cette évaluation selon l'article 6 du règlement sur l'IA et la revoit à chaque évolution importante du Service. Elle procède à l'enregistrement prévu à l'article 49 dans la base de données de l'Union, dont l'échéance est le 2 décembre 2027 pour les systèmes de l'annexe III que leur fournisseur juge non à haut risque. KISMO applique aussi, de façon volontaire, des exigences inspirées de celles des systèmes à haut risque : gestion des risques, journalisation, supervision humaine, documentation technique et surveillance après la mise sur le marché. Le but est de pouvoir les respecter entièrement si un usage à haut risque était un jour proposé.

3.3. Le Service ne recourt à aucune pratique interdite par l'article 5 du règlement sur l'IA. Il ne fait ni reconnaissance des émotions à partir de données biométriques, ni notation sociale, ni identification biométrique, ni manipulation. Le « sentiment perçu » des souvenirs de type plainte est une analyse du texte transcrit, prévue pour vos relations avec vos propres clients. Il ne doit pas être utilisé pour des employés ou des candidats et ne s'appuie sur aucune donnée biométrique.

4. Comment savoir qu'une IA intervient

4.1. Interactions. Dans l'interface, l'Assistant écrit se présente sous le nom de KISMO. Sous la zone de saisie, il rappelle qu'il peut se tromper et qu'il faut vérifier les informations importantes. L'assistant vocal et l'accueil téléphonique du Numéro KISMO s'annoncent ainsi : « Ici Kismo. Allez-y, je vous écoute. » Le Bot de réunion apparaît sous le nom de KISMO suivi du prénom du Membre qui l'a invité par un lien de réunion. Pendant l'enregistrement, il affiche une image au logo de KISMO marquée « REC ». Son fonctionnement est décrit sur la page du Site consacrée au Bot de réunion (https://kismo.ai/fr/bot-de-reunion).

4.2. Contenus générés. Les souvenirs, résumés, cartes et réponses sont produits par l'intelligence artificielle. Les pages de partage indiquent le nom de KISMO et un lien vers le site. Le Service ne crée ni images, ni vidéos, ni voix qui imitent des personnes réelles.

4.3. Résultats et sources. Chaque réponse de l'Assistant cite les souvenirs et les passages sur lesquels elle s'appuie, et un résultat partiel ou incertain est indiqué comme tel. Les personnes repérées sont accompagnées d'un indice de fiabilité.

5. Les modèles et les prestataires

KISMO travaille avec les fournisseurs ci-dessous. La liste de référence est l'Annexe 2 des CGV, et tout changement est annoncé aux Clients selon l'article 23.3 des CGV.

Vos contenus ne servent pas à entraîner ces modèles. KISMO le garantit par contrat et par configuration : programmes d'amélioration désactivés, régions européennes quand elles existent, conservation nulle ou limitée à la détection des abus. Le style, la longueur et la précision des résultats peuvent varier selon le modèle utilisé, en particulier lors d'une bascule.

6. Les limites connues

Les résultats du Service sont utiles, mais ils ne sont pas parfaits. Voici les limites à garder en tête.

• Transcription. La qualité varie selon l'audio : bruit, distance du micro, personnes qui parlent en même temps, accents, termes techniques et noms propres. Un accent prononcé peut fausser la détection de la langue. Vous pouvez corriger la langue et ajouter des mots à votre vocabulaire personnel.
• Attribution des propos. Un propos peut être prêté à la mauvaise personne, et deux personnes aux noms proches peuvent être confondues. Dans le souvenir, vous pouvez remplacer, échanger ou ajouter des personnes.
• Résumés et structures. Un résumé peut perdre une nuance, généraliser ou présenter une simple hypothèse comme une décision. Un souvenir peut aussi être plus long ou plus court que ce que le contenu justifie.
• Réponses de l'Assistant. Comme tout modèle de langage, l'Assistant peut donner une réponse qui semble juste et qui ne l'est pas, surtout en dehors de vos souvenirs. Vérifiez les sources citées avant d'agir.
• Carnet de contacts. Les rapprochements entre personnes et les rôles ou relations extraits sont des suggestions. Les variantes d'orthographe venant de la transcription peuvent produire des doublons.
• Sentiment perçu. L'estimation du ton d'une plainte reste approximative. Elle repose sur le texte et ne constitue pas une évaluation de la personne.
• Biais. Les modèles peuvent reproduire des biais présents dans leurs données d'entraînement, par exemple selon la langue, le registre ou le genre. KISMO suit la qualité des résultats et ajuste les instructions données aux modèles quand un biais est relevé.
• Langues. Le Service est optimisé pour le français, le français canadien et l'anglais. Les autres langues sont prises en charge avec une qualité qui varie.

7. La supervision humaine et vos moyens de contrôle

7.1. Le Service est pensé pour qu'une personne garde le contrôle. Vous pouvez relire, modifier et corriger chaque souvenir, et l'Assistant cite ses sources. Vous validez ce qui entre dans le Cerveau en lançant la distillation, avec le bouton Distiller ou en la demandant à l'Assistant ou à une IA connectée, et vous pouvez l'y corriger en tout temps. Les fusions de fiches de contacts sont suggérées et jamais imposées, et les fiches créées par KISMO se corrigent ou se suppriment. Vous pouvez interrompre un enregistrement et retirer le Bot de réunion. La distillation automatique est une option que vous activez, et l'assistant vocal une option que KISMO active pour votre Espace.

7.2. Pour signaler un résultat problématique (erreur grave, contenu inapproprié, comportement inattendu), utilisez le bouton « Faire un retour » du Service ou écrivez à hello@kismo.ai. KISMO examine les signalements, corrige les défauts et prévient les Clients touchés par un incident important.

7.3. À titre de déployeur professionnel, vous devez utiliser le Service selon cette notice, faire vérifier par une personne les résultats qui servent à prendre des décisions, informer les personnes concernées (participants, employés, candidats) et vous assurer que vos Membres maîtrisent suffisamment l'outil, comme le prévoit l'article 4 du règlement sur l'IA.

8. Les données et la confidentialité

Les contenus que vous transmettez sont traités pour vous fournir le Service. Les composants exploités par KISMO fonctionnent dans l'Union européenne, et les fournisseurs listés plus haut ne reçoivent que ce dont chaque fonction a besoin, sans identifiant de votre compte. Ces contenus ne servent jamais à entraîner des modèles. Les enregistrements sont supprimés chez les prestataires de téléphonie et de vidéoconférence dès que KISMO les a récupérés. Les durées, les droits et les transferts sont détaillés dans la Politique de confidentialité et à l'article 17 des CGV.

9. Les usages encadrés et interdits

L'article 3 des CGU et les articles 12 et 15 des CGV décrivent les usages autorisés, les usages encadrés (enregistrement de conversations, entrevues de recrutement et d'évaluation, plaintes, personnes mentionnées, contenus importés, données sensibles) et les usages interdits (surveillance, notation, décisions automatisées qui touchent des personnes, contenus illicites, détournement des modèles). Les fournisseurs de modèles publient aussi leurs propres interdictions d'usage, que le Client s'engage à respecter (CGV, article 15.5).

10. L'encadrement de l'IA chez KISMO

10.1. KISMO tient à jour une documentation technique du Service : description, architecture, modèles, évaluation du classement, registre des risques, journalisation, mesures de supervision humaine et procédures d'incident. Elle la révise à chaque évolution importante et la met à la disposition des autorités compétentes, ainsi que des Clients qui en ont besoin pour leurs propres obligations, sous confidentialité.

10.2. Après la mise sur le marché, KISMO suit le fonctionnement du Service (indicateurs de qualité, signalements, incidents). Elle journalise les traitements faits par les modèles (fonction, modèle utilisé, date, coût, erreurs) tant que le compte du Client existe, et applique une procédure de gestion des incidents qui prévoit d'informer les Clients et, quand la loi l'exige, les autorités.

10.3. KISMO aide son personnel et ses prestataires à développer leurs compétences en intelligence artificielle (fonctionnement des modèles, limites, protection des données, obligations réglementaires), comme le prévoit l'article 4 du règlement sur l'IA.

10.4. KISMO suit l'évolution du règlement sur l'IA (actes d'exécution, normes harmonisées, lignes directrices, codes de bonne pratique) et ajuste le Service et cette notice en conséquence.

11. Nous joindre et signaler un problème

Pour une question sur l'intelligence artificielle dans KISMO, pour signaler un incident ou pour obtenir la documentation destinée aux déployeurs, écrivez à hello@kismo.ai. Pour la protection des données : dpo@kismo.ai. Adresse postale : KISMO, 21 chemin du Moulin, 84530 Villelaure, France.