Notice de transparence relative à l’intelligence artificielle

Sommaire

• 1. Pourquoi cette notice
• 2. Ce que fait l’intelligence artificielle dans KISMO
• 3. Qualification au regard du règlement sur l’IA
• 4. Transparence : savoir quand une IA intervient
• 5. Modèles et prestataires utilisés
• 6. Limites connues
• 7. Supervision humaine et contrôles à votre disposition
• 8. Données et confidentialité
• 9. Usages encadrés et interdits
• 10. Gouvernance de l’intelligence artificielle chez KISMO
• 11. Contact et signalement

1. Pourquoi cette notice

1.1. KISMO est un assistant IA de conversation : le service KISMO (ci-après le « Service ») utilise des systèmes d’intelligence artificielle pour transcrire des conversations, en produire des notes structurées, répondre à vos questions à partir de vos notes et organiser votre connaissance. La présente notice explique, en langage clair, ce que fait l’intelligence artificielle dans KISMO, quels modèles sont utilisés, quelles sont leurs limites et quelles garanties KISMO met en place.

1.2. Elle répond aux obligations de transparence du règlement (UE) 2024/1689 du 13 juin 2024 établissant des règles harmonisées concernant l’intelligence artificielle, tel que modifié par le règlement (UE) 2026/1744 (ci-après le « règlement sur l’IA »), notamment ses articles 13 et 50, ainsi qu’aux obligations d’information des articles 13 et 14 du RGPD. Elle complète les Conditions générales de vente et d’abonnement, la Politique d’usage acceptable, la Politique de confidentialité et le Guide d’utilisation responsable de KISMO.

1.3. KISMO, société par actions simplifiée dont le siège est situé 21 chemin du Moulin, 84530 Villelaure, France (RCS Avignon 100 952 829), est le fournisseur du Service au sens du règlement sur l’IA. Le Client, qui utilise le Service dans le cadre de son activité professionnelle, en est le déployeur. Contact : hello@kismo.ai ; protection des données : dpo@kismo.ai.

2. Ce que fait l’intelligence artificielle dans KISMO

2.1. Capture. Vous créez une note en appelant votre Numéro KISMO, en enregistrant depuis l’application, en invitant le Bot de réunion dans une visioconférence, en déposant un fichier audio, vidéo ou un document, en collant un texte ou en indiquant l’adresse d’une page web. Aucun matériel dédié n’est nécessaire.

2.2. Transcription. Un modèle de reconnaissance de la parole transforme l’audio en texte, ponctue, nettoie et sépare les interlocuteurs. La langue est détectée automatiquement (français, français canadien, anglais et autres langues prises en charge) et peut être corrigée par vous.

2.3. Analyse et rédaction. Des modèles de langage analysent la transcription ou le document, déterminent le type de note (réunion, entretien, appel, réclamation, mémo, liste, dictée, document, synthèse, etc.), rédigent un titre, un résumé, la structure de la note (sujets, décisions, actions), une carte mentale, identifient les personnes qui participent ou sont citées, et vous envoient la note par courrier électronique.

2.4. Assistant. L’Assistant répond à vos questions à partir de vos notes et, si vous le demandez, de vos transcriptions et du web, en citant ses sources ; il peut créer et modifier des notes à votre demande. L’assistant vocal, lorsqu’il est activé pour votre Espace, vous répond à la voix pendant un appel.

2.5. Cerveau. Le Cerveau distille vos notes en concepts et cartes reliés entre eux. Rien n’y entre sans votre validation, sauf si vous activez la distillation automatique ; un concept invalidé est conservé avec son motif et n’est plus présenté comme vrai.

2.6. Carnet de contacts. Le Service rapproche les personnes identifiées dans vos notes avec des fiches de contact (identité, coordonnées, rôle, relations), propose des fusions de doublons et vous laisse valider, corriger ou supprimer. Seules les personnes physiques donnent lieu à une fiche ; aucune empreinte vocale n’est créée.

2.7. Connecteur d’assistants d’IA. Vous pouvez autoriser un assistant tiers de votre choix à lire vos notes ou à en créer, avec des permissions détaillées que vous pouvez révoquer.

3. Qualification au regard du règlement sur l’IA

3.1. Le Service est un système d’intelligence artificielle qui intègre des modèles d’IA à usage général fournis par des tiers. KISMO n’entraîne pas ses propres modèles de fondation ; elle conçoit les instructions, les enchaînements de traitements, les contrôles et les interfaces qui font de ces modèles un service de prise de notes et de connaissance.

3.2. Le Service n’est pas destiné à un usage à haut risque au sens de l’annexe III du règlement sur l’IA. En particulier, il n’est pas conçu pour recruter, sélectionner, évaluer, noter, classer ou surveiller des personnes, ni pour prendre des décisions à leur égard. Lorsqu’il est utilisé pour rédiger le compte rendu d’un entretien, il accomplit une tâche préparatoire (transcrire et structurer ce qui a été dit) sans évaluer la personne ni établir de profil : la décision et l’appréciation restent humaines. KISMO a documenté cette évaluation conformément à l’article 6 du règlement sur l’IA, la revoit à chaque évolution significative du Service et procède à l’enregistrement prévu par l’article 49 dans la base de données de l’Union, dont l’échéance est fixée au 2 décembre 2027 pour les systèmes relevant de l’annexe III que leur fournisseur estime non à haut risque. KISMO applique volontairement aux fonctions du Service des exigences inspirées de celles des systèmes à haut risque (gestion des risques, journalisation, supervision humaine, documentation technique, surveillance après commercialisation), afin d’être en mesure de les respecter pleinement si un usage à haut risque venait à être proposé.

3.3. Le Service ne met en œuvre aucune pratique interdite par l’article 5 du règlement sur l’IA : pas de reconnaissance des émotions à partir de données biométriques, pas de notation sociale, pas d’identification biométrique, pas de manipulation. La fonction « sentiment perçu » des notes de type réclamation est une analyse du texte transcrit destinée aux relations avec vos propres clients ; elle ne doit pas être appliquée à des salariés ou à des candidats et ne repose sur aucune donnée biométrique.

4. Transparence : savoir quand une IA intervient

4.1. Interactions. L’Assistant écrit se présente comme un assistant automatisé dans l’interface. L’assistant vocal et l’accueil téléphonique du Numéro KISMO annoncent que l’interlocuteur est un service automatisé et que l’appel est enregistré. Le Bot de réunion apparaît sous un nom qui indique qui a demandé l’enregistrement et diffuse un message d’arrivée ; une page publique du Site, « Pourquoi KISMO est dans votre réunion », explique son fonctionnement.

4.2. Contenus générés. Les notes, résumés, cartes et réponses sont générés par l’intelligence artificielle. Les exports et les pages de partage portent la mention visible « Créé avec KISMO » et incorporent, dans les formats qui le permettent, une indication lisible par machine de leur origine artificielle, conformément à l’article 50, paragraphe 2, du règlement sur l’IA, dont la période de grâce s’achève le 2 décembre 2026. Le Service ne génère pas d’images, de vidéos ni de voix imitant des personnes réelles.

4.3. Résultats et sources. Les réponses de l’Assistant citent les notes et passages sur lesquels elles reposent ; un résultat partiel ou incertain est signalé comme tel. Les personnes identifiées portent un indice de fiabilité.

5. Modèles et prestataires utilisés

KISMO fait appel aux fournisseurs suivants. La liste complète, avec les pays de traitement, les garanties de transfert et les durées de conservation, figure à l’Annexe 3 de l’Accord de traitement des données, publiée sur le Site et mise à jour à chaque changement, avec information préalable des Clients.

Vos contenus ne sont pas utilisés pour entraîner ces modèles : KISMO s’en assure par contrat et par configuration (désactivation des programmes d’amélioration, régions européennes lorsqu’elles existent, conservation nulle ou limitée au contrôle des abus). Le comportement du Service (style, longueur, précision) peut varier selon le modèle mobilisé, notamment pendant une bascule.

6. Limites connues

Le Service produit des résultats utiles mais imparfaits. Les limites suivantes sont connues et doivent être gardées à l’esprit :

• Transcription : la qualité dépend de l’audio (bruit, distance du micro, chevauchements de parole, accents, vocabulaire technique, noms propres) ; la détection de langue peut se tromper sur un accent marqué ; vous pouvez corriger la langue et enrichir votre vocabulaire personnel.
• Attribution des propos : le Service peut attribuer un propos au mauvais interlocuteur ou confondre deux personnes au nom proche ; vous pouvez remplacer, échanger ou ajouter des personnes dans la note.
• Résumés et structures : un résumé peut omettre une nuance, généraliser, ou présenter comme décision ce qui n’était qu’une hypothèse ; une note peut ressortir plus longue ou plus courte que la matière ne le justifie.
• Réponses de l’Assistant : comme tout modèle de langage, l’Assistant peut produire une réponse plausible mais inexacte, en particulier hors de vos notes ; vérifiez les sources citées avant d’agir.
• Carnet de contacts : le rapprochement de personnes et l’extraction de rôles ou de relations sont des propositions ; les variantes d’orthographe issues de la transcription peuvent créer des doublons.
• Sentiment perçu : l’analyse du ton d’une réclamation est une estimation grossière fondée sur le texte, sans valeur d’évaluation d’une personne.
• Biais : les modèles utilisés peuvent refléter des biais présents dans leurs données d’entraînement (langues, registres, genres) ; KISMO surveille la qualité des résultats et corrige les instructions données aux modèles lorsqu’un biais est constaté.
• Langues : le Service est optimisé pour le français, le français canadien et l’anglais ; les autres langues sont prises en charge avec une qualité variable.

7. Supervision humaine et contrôles à votre disposition

7.1. Le Service est conçu pour qu’une personne garde la main : chaque note peut être relue, modifiée et corrigée ; l’Assistant cite ses sources ; le Cerveau passe par une file de validation ; les fiches de contacts et les fusions sont proposées, jamais imposées ; les enregistrements peuvent être interrompus et le Bot de réunion retiré ; la distillation automatique et l’assistant vocal sont des options que vous activez.

7.2. Vous pouvez signaler tout résultat problématique (erreur grave, contenu inapproprié, comportement inattendu) par le bouton « Signaler » du Service ou à hello@kismo.ai. KISMO analyse les signalements, corrige les défauts et informe les Clients concernés des incidents significatifs.

7.3. En tant que déployeur professionnel, vous êtes tenu d’utiliser le Service conformément à sa notice et à son Guide d’utilisation responsable, d’assurer la vérification humaine des résultats utilisés pour des décisions, d’informer les personnes concernées (participants, salariés, candidats) et de veiller à ce que vos Membres disposent d’une maîtrise suffisante de l’outil, conformément à l’article 4 du règlement sur l’IA. KISMO met à votre disposition ce Guide et un programme de prise en main.

8. Données et confidentialité

Les contenus que vous soumettez sont traités pour vous fournir le Service, dans l’Union européenne pour les composants opérés par KISMO, et transmis aux fournisseurs listés ci-dessus dans la seule mesure nécessaire à chaque fonction, sans identifiant de votre compte. Ils ne servent jamais à entraîner des modèles. Les enregistrements sont supprimés chez les prestataires de téléphonie et de visioconférence dès leur récupération par KISMO. Les détails (durées, droits, transferts) figurent dans la Politique de confidentialité et l’Accord de traitement des données.

9. Usages encadrés et interdits

Les usages autorisés, encadrés (enregistrement de conversations, entretiens de recrutement et d’évaluation, réclamations, personnes citées, contenus importés, données sensibles) et interdits (surveillance, notation, décisions automatisées affectant des personnes, contenus illicites, détournement des modèles) sont décrits dans la Politique d’usage acceptable, qui reprend les règles imposées par les fournisseurs de modèles.

10. Gouvernance de l’intelligence artificielle chez KISMO

10.1. KISMO tient une documentation technique du Service (description, architecture, modèles, évaluation de la qualification, registre des risques, journalisation, mesures de supervision humaine, procédures d’incident), la met à jour à chaque évolution significative et la tient à la disposition des autorités compétentes et, sous confidentialité, des Clients qui en ont besoin pour leurs propres obligations.

10.2. KISMO surveille le fonctionnement du Service après sa mise sur le marché (indicateurs de qualité, signalements, incidents), journalise les traitements réalisés par les modèles (fonction, modèle utilisé, date, coût, erreurs) pendant douze mois, et applique une procédure de gestion des incidents comprenant l’information des Clients et, lorsque la loi l’impose, des autorités.

10.3. KISMO soutient le développement des compétences de son personnel et de ses prestataires en matière d’intelligence artificielle (fonctionnement des modèles, limites, protection des données, obligations réglementaires), conformément à l’article 4 du règlement sur l’IA, et met à disposition de ses Clients un Guide d’utilisation responsable et des supports de prise en main destinés à leurs équipes.

10.4. KISMO suit l’évolution du règlement sur l’IA (actes d’exécution, normes harmonisées, lignes directrices, codes de bonne pratique) et adapte le Service et la présente notice en conséquence.

11. Contact et signalement

Pour toute question sur l’intelligence artificielle dans KISMO, pour signaler un incident ou pour demander la documentation destinée aux déployeurs : hello@kismo.ai. Protection des données : dpo@kismo.ai. Adresse : KISMO, 21 chemin du Moulin, 84530 Villelaure, France.