Politique de confidentialité

Sommaire

• 1. Qui sommes-nous
• 2. À qui s’adresse cette Politique
• 3. Nos rôles : responsable de traitement ou sous-traitant
• 4. Données traitées, finalités, fondements et durées
• 5. D’où viennent les données
• 6. Vous êtes un interlocuteur ou une personne citée
• 7. Destinataires et sous-traitants
• 8. Transferts hors de l’Union européenne
• 9. Sécurité
• 10. Intelligence artificielle et décisions automatisées
• 11. Connexion d’un agenda ou d’un compte Google ou Microsoft
• 12. Cookies et traceurs
• 13. Vos droits
• 14. Mineurs
• 15. Modification de la Politique
• 16. Contact

1. Qui sommes-nous

1.1. KISMO, société par actions simplifiée au capital de 10 000 euros, immatriculée au registre du commerce et des sociétés d’Avignon sous le numéro 100 952 829, dont le siège social est situé 21 chemin du Moulin, 84530 Villelaure, France (ci-après « KISMO » ou « nous »), édite le site www.kismo.ai (ci-après le « Site ») et le service KISMO, assistant IA de conversation qui transforme les conversations, enregistrements, documents et textes en notes structurées (ci-après le « Service »).

1.2. Notre contact pour la protection des données est joignable à l’adresse dpo@kismo.ai ou par courrier à l’adresse du siège (mention « Protection des données »). Le référent protection des données de KISMO est Monsieur Guillaume Sanchez, Président. KISMO a engagé la désignation d’un délégué à la protection des données externe ; la présente politique sera mise à jour à cette occasion.

1.3. La présente Politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») décrit quelles données nous traitons, pourquoi, sur quel fondement, combien de temps, avec qui nous les partageons et quels sont vos droits. Elle s’applique au Site, au Service (application web, applications mobiles, numéro de téléphone KISMO, bot de réunion, connecteur d’assistants d’IA) et à nos échanges avec vous. Les termes en majuscule non définis ont le sens donné par nos Conditions générales de vente et d’abonnement.

2. À qui s’adresse cette Politique

Cette Politique vous concerne si vous êtes :

• un visiteur du Site ou une personne qui nous contacte (formulaire de démonstration ou de contact, courrier électronique, réseaux sociaux) ;
• un Client professionnel qui souscrit un Abonnement, ou un Membre invité à utiliser le Service par un Client ;
• un interlocuteur : une personne dont la conversation (appel, réunion, visioconférence) est captée par un Client au moyen du Service, ou qui est citée dans une note, un document ou un carnet de contacts d’un Client ;
• un destinataire d’un lien de partage ou d’une invitation.

3. Nos rôles : responsable de traitement ou sous-traitant

3.1. KISMO est responsable de traitement pour les données qu’elle décide de traiter pour ses propres besoins : gestion des comptes et des accès, facturation, sécurité, support, communication et prospection, mesure d’audience du Site, et amélioration du Service par des statistiques anonymisées.

3.2. KISMO est sous-traitant des Clients pour les Contenus et Résultats de leur Espace : enregistrements, transcriptions, notes, fichiers, agendas connectés, fiches du carnet de contacts, discussions avec l’Assistant, concepts du Cerveau. Le Client décide seul de ce qu’il enregistre, importe ou connecte ; KISMO traite ces données sur ses instructions, dans les conditions de l’Accord de traitement des données. Si vous êtes un interlocuteur ou une personne citée, le responsable de traitement de vos données est le Client qui utilise le Service (section 6).

3.3. Le tableau ci-dessous résume nos traitements en qualité de responsable.

4. Données traitées, finalités, fondements et durées

KISMO n’utilise jamais vos Contenus ou Résultats pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle, ni ne les vend. Des extraits de Contenus ne sont consultés par des personnes habilitées de KISMO qu’à votre demande (support), pour traiter un défaut que vous avez signalé, pour des raisons de sécurité ou lorsque la loi l’impose, sous engagement de confidentialité et avec traçabilité des accès.

5. D’où viennent les données

Nous recueillons les données directement auprès de vous (souscription, formulaires, paramétrage, utilisation du Service), auprès du Client qui vous invite comme Membre, auprès des services que vous connectez (agenda Google ou Microsoft, assistants d’intelligence artificielle tiers via le connecteur) et, pour les interlocuteurs et personnes citées, dans les conversations et documents soumis par les Clients. Les données de paiement sont recueillies par notre prestataire de paiement.

6. Vous êtes un interlocuteur ou une personne citée

6.1. Un Client de KISMO peut enregistrer et transcrire, au moyen du Service, une conversation à laquelle vous participez : appel téléphonique vers son Numéro KISMO, réunion en présentiel enregistrée depuis son application, visioconférence à laquelle il invite le Bot de réunion KISMO. Le Client est responsable de vous en informer avant l’enregistrement et de recueillir votre accord lorsque la loi l’exige. Nos Documents contractuels lui imposent cette obligation et lui interdisent l’enregistrement clandestin.

6.2. Pour vous aider à savoir que vous êtes enregistré : le Bot de réunion apparaît dans la visioconférence sous un nom qui indique qui a demandé l’enregistrement et diffuse un message d’arrivée ; l’hôte peut l’exclure à tout moment et le Client doit le faire sortir si vous vous y opposez ; l’accueil téléphonique du Numéro KISMO annonce que l’appel est traité par un service automatisé et enregistré ; une page publique du Site, « Pourquoi KISMO est dans votre réunion », explique le fonctionnement du Service.

6.3. Le Service produit, pour le Client, une transcription et une note qui attribuent des propos aux interlocuteurs, identifient les personnes citées et peuvent alimenter le carnet de contacts du Client (nom, fonction, organisation, coordonnées mentionnées, relations). Ces éléments sont générés automatiquement et proposés au Client, qui doit les vérifier. Le Service ne crée aucune empreinte vocale et n’identifie personne par sa voix.

6.4. Pour exercer vos droits (accès, rectification, effacement, opposition) sur une conversation ou une note vous concernant, adressez-vous en premier lieu au Client qui a réalisé l’enregistrement : il dispose dans le Service des outils pour corriger ou supprimer vos données. Vous pouvez aussi écrire à dpo@kismo.ai : nous transmettons votre demande au Client concerné dans les cinq jours ouvrés et l’assistons pour y répondre ; nous ne pouvons pas, sans son instruction, modifier les contenus de son Espace, sauf obligation légale.

7. Destinataires et sous-traitants

7.1. Vos données sont accessibles au personnel habilité de KISMO, selon le principe du besoin d’en connaître. Elles sont traitées par des prestataires agissant pour notre compte (sous-traitants) : hébergement des serveurs et bases de données en France (OVHcloud) ; stockage des fichiers et médias dans l’Union européenne (Google Cloud Storage) ; fournisseurs de modèles d’intelligence artificielle (Anthropic, OpenAI, Google) ; transcription de la parole (Deepgram, AssemblyAI) ; enregistrement des visioconférences (Recall.ai) ; téléphonie (Twilio) ; synthèse vocale (ElevenLabs) ; recherche web (Brave Search) ; envoi des courriers électroniques (Resend) ; service d’assistance (Atlassian) ; collecte des erreurs et supervision (Sentry, Better Stack) ; réseau de diffusion et protection (Cloudflare) ; plateforme de publication et base de données du Site (Lovable, Supabase) ; gestion du consentement et mesure d’audience du Site (Axeptio, Google). La liste complète et à jour, avec le pays de traitement et les garanties de chacun, figure à l’Annexe 3 de notre Accord de traitement des données, publiée sur le Site.

7.2. Certains destinataires traitent vos données pour leur propre compte, en qualité de responsables de traitement : notre prestataire de paiement (Stripe) pour l’exécution des paiements et la lutte contre la fraude ; les éditeurs des assistants d’intelligence artificielle, agendas et applications que vous connectez vous-même au Service ; nos conseils (expert-comptable, avocats) et, le cas échéant, les autorités administratives ou judiciaires lorsque la loi nous y oblige.

7.3. Nous ne vendons pas vos données et ne les louons pas.

8. Transferts hors de l’Union européenne

Les composants du Service que nous opérons sont hébergés dans l’Union européenne (France). Certains de nos prestataires (modèles d’intelligence artificielle, transcription, téléphonie, enregistrement de visioconférences, supervision) sont établis aux États-Unis ou peuvent y traiter des données ; nous privilégions leurs régions ou points de terminaison européens lorsqu’ils existent. Tout transfert hors de l’Union européenne est encadré par une décision d’adéquation de la Commission européenne (notamment le cadre de protection des données UE-États-Unis pour les prestataires certifiés) ou par les clauses contractuelles types de la Commission européenne, complétées de mesures supplémentaires (chiffrement en transit, minimisation des données transmises, durées de conservation courtes ou nulles). Vous pouvez obtenir une copie des garanties applicables en écrivant à dpo@kismo.ai.

9. Sécurité

Nous protégeons vos données par des mesures adaptées : comptes protégés par mot de passe et double authentification, cloisonnement des Espaces et des Membres, chiffrement des données en transit et au repos (notes, médias, bases de données, sauvegardes), numéros de téléphone autorisés, hébergement des serveurs et bases de données en France, sauvegardes automatiques testées, supervision et alertes, journalisation des accès d’administration, tests d’intrusion, sensibilisation de notre personnel, suppression des enregistrements chez les prestataires de téléphonie et de visioconférence dès leur récupération. Le détail figure à l’Annexe 2 de l’Accord de traitement des données et sur la page Sécurité du Site. En cas de violation de données susceptible d’engendrer un risque pour vos droits, nous vous en informons conformément à la loi.

10. Intelligence artificielle et décisions automatisées

10.1. Le Service produit des transcriptions, des notes, des résumés, des fiches de contacts et des réponses au moyen de systèmes d’intelligence artificielle. Ces Résultats sont des propositions destinées à être relues par un humain ; ils peuvent contenir des erreurs. KISMO ne prend à votre égard aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative, et nos Documents contractuels interdisent aux Clients d’utiliser le Service à cette fin.

10.2. La fonction « sentiment perçu », disponible pour les notes de type réclamation, analyse le texte transcrit pour aider le Client à qualifier une réclamation ; elle ne repose sur aucune donnée biométrique et ne doit pas être appliquée à des salariés ou candidats. Notre Notice de transparence relative à l’intelligence artificielle décrit les modèles utilisés, leurs limites et les mesures de supervision humaine.

11. Connexion d’un agenda ou d’un compte Google ou Microsoft

Si vous connectez un agenda Google ou Microsoft, le Service accède, avec votre autorisation, aux événements de votre agenda (titre, horaires, participants, lien de visioconférence) pour afficher vos réunions, inviter le Bot de réunion selon les règles que vous choisissez et relier les réunions passées à leurs notes. Nous n’utilisons ces données à aucune autre fin, ne les transférons à aucun tiers en dehors des sous-traitants nécessaires au Service et ne les utilisons ni pour la publicité ni pour entraîner des modèles ; aucune personne ne les consulte, sauf avec votre consentement, pour des raisons de sécurité ou lorsque la loi l’impose. L’utilisation par KISMO des informations reçues des API Google respecte la Politique relative aux données utilisateur des services API Google, y compris les exigences d’utilisation limitée. Vous pouvez révoquer l’accès à tout moment depuis votre Espace et depuis les paramètres de sécurité de votre compte Google ou Microsoft ; les données d’agenda déjà importées sont alors supprimées, à l’exception des liens entre réunions passées et notes existantes.

12. Cookies et traceurs

Le Site utilise des traceurs nécessaires à son fonctionnement et, avec votre consentement, des traceurs de mesure d’audience et de publicité. Vous pouvez à tout moment modifier vos choix depuis le centre de préférences accessible en pied de page du Site. Le détail (outils, finalités, durées) figure dans notre Politique cookies. Le Service utilise uniquement des traceurs techniques nécessaires à l’authentification, à la sécurité et à la mémorisation de vos préférences.

13. Vos droits

13.1. Vous disposez, dans les conditions prévues par le RGPD et la loi française, des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, d’opposition (notamment à la prospection, à tout moment et sans motif), de portabilité de vos données, du droit de retirer votre consentement à tout moment pour les traitements qui en dépendent, et du droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

13.2. Pour exercer vos droits, écrivez à dpo@kismo.ai ou à KISMO, Protection des données, 21 chemin du Moulin, 84530 Villelaure, France, en précisant le droit exercé et l’adresse électronique de votre compte. Nous pouvons vous demander un élément permettant de vérifier votre identité lorsque nous avons un doute raisonnable. Nous répondons dans un délai d’un mois, prolongeable de deux mois pour les demandes complexes ou nombreuses, en vous informant de cette prolongation et de ses motifs dans le délai d’un mois, conformément à l’article 12 du RGPD.

13.3. Pour les données traitées par KISMO en qualité de sous-traitant d’un Client (section 6), nous transmettons votre demande au Client responsable et l’assistons.

13.4. Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, www.cnil.fr) ou de l’autorité de contrôle de votre lieu de résidence.

14. Mineurs

Le Service est réservé aux personnes majeures. Nous ne collectons pas sciemment de données de mineurs ; si vous pensez qu’un mineur nous a communiqué des données, écrivez à dpo@kismo.ai pour que nous les supprimions.

15. Modification de la Politique

Nous pouvons modifier la présente Politique pour tenir compte de l’évolution du Service, de nos prestataires ou de la réglementation. La version en vigueur est publiée sur le Site avec sa date ; les modifications substantielles sont notifiées aux Clients et Membres dans le Service ou par courrier électronique.

16. Contact

KISMO, 21 chemin du Moulin, 84530 Villelaure, France. Protection des données : dpo@kismo.ai. Contact général : hello@kismo.ai.